Concepto de secretaria

El significado etimológico de la palabra secretaria, del latín “secretum” es secreto. En Europa medieval los secretarios eran funcionarios estatales que guardaban información confidencial. Actualmente las secretarias y secretarias ayudan a sus jefes, ya se trate de puestos públicos o privados en todas la tareas administrativas, atienden consultas y llamados telefónicos, reciben y responden correspondencia de acuerdo a instrucciones de su jefe, manejan sus agendas y les brindan todo tipo de apoyo en su gestión, descomprimiendo la tarea de quienes poseen altos cargos ejecutivos o de gobierno, teniendo los deberes como todo empleado, de fidelidad y confidencialidad en el desempeño de su tarea.

Las secretarias ejecutivas deben ser agradables, saber escuchar y opinar en el momento oportuno, con capacidad de organización, manejar las nuevas tecnologías y conocer al menos un segundo idioma (secretarias bilingües). Suelen existir muchas bromas con respecto a las secretarias a las que la habladuría popular vincula sentimentalmente a sus jefes, por el contacto diario y directo que se genera entre ellos.

Existen dentro de las instituciones, oficinas de secretarías que se ocupan de todo lo referente al “papeleo” y gestión administrativa. Por ejemplo en la Secretaría de un colegio, el secretario tienen a su cargo la estadística de la matrícula de educadores y educandos, el control de sus ausentismos, el de los salarios docentes, el procesamiento y registro de información que les solicitan entidades superiores, etcétera.

En la mayoría de los países del mundo las secretarias tienen su día. En Perú es el 26 de abril, en Argentina es el 4 de septiembre, y en México, el 16 de julio.