Concepto de archivo

Para conocer el origen de la palabra archivo, debemos remitirnos a la lengua griega, en donde se la conocía como “arjion”, que a su vez se tomó de “arjo”, en el sentido de “yo gobierno”, y se hacía alusión con este vocablo al sitio donde residían los magistrados. Fue tomada por el latín como “archivum” y de allí llegó al español.

Un archivo es un conjunto de documentación sistematizada de acuerdo a un cierto orden (libros, revistas, legajos, recibos, títulos de crédito, balances, fotos, recortes periodísticos, etcétera) que puede pertenecer a cualquier persona, física o jurídica. También es el lugar donde esos documentos están guardados (pueden ser cajas o carpetas con índices, o muebles o habitaciones destinadas al efecto) con el fin de mantener la documentación a resguardo para ser usada en caso necesario, o para quitarla del uso cotidiano y mantenerla en un lugar seguro, de disponibilidad restringida, o para colocar allí lo que ya no está vigente.

Ejemplos: “Debo archivar esta documentación ya que es confidencial, poniéndola en un lugar seguro”, “Voy a dirigirme al archivo, para ver si encuentro el legajo del empleado”, “Este archivo de datos de los pacientes, me quedó pequeño, voy a comprar un archivador más grande” o “Si busca información sobre noticias antiguas, debe dirigirse al archivo del periódico”.

En los tribunales de justicia, las causas se archivan cuando se ha dado término al proceso judicial, ya sea en forma provisoria o definitiva, guardándose todos los escritos y documentación probatoria, en un sector especial. En caso de que se trate de un sobreseimiento provisorio, si aparecen nuevas pruebas la causa puede sacarse del archivo y reactivarse, mientras no se encuentre prescripta.

El Archivo General de la Nación Argentina, es una entidad que depende del Ministerio del Interior, y su sede se encuentra en Buenos Aires. Allí se atesoran documentos históricos relevantes, que se remontan a la época virreinal, y llegan hasta nuestros días.

Son archivos informáticos los documentos a los que antes nos referimos, pero que se los ha adaptado al formato digital, en espacio de almacenamiento, en general dentro del disco duro, de tamaño variable, que se determina por su número de bytes, lo que reduce el espacio físico destinado a su guardado, y facilita la búsqueda en caso de necesitarse, ya que cada archivo se identifica con un nombre particular, y se ordenan en carpetas. Algunos archivos cuentan con una protección especial que limita su acceso. Los archivos una vez creados, pueden modificarse, moverse, reducirse y borrarse. Pueden ser archivos no ejecutables o ejecutables, según si necesitan o no, de otra aplicación para que los cargue, respectivamente.